Diritto di accesso agli atti amministrativi: principi e modalità

Stai studiando Diritto Amministrativo e cerchi una guida chiara e semplice sul diritto di accesso agli atti amministrativi? Ecco un approfondimento breve, ma efficace sul principio di trasparenza nel diritto amministrativo e di una sua particolare applicazione: l’accesso ai documenti e agli atti della pubblica amministrazione. 

In questa guida esamineremo: 

• il principio di trasparenza 
• le norme che regolano il diritto di accesso ai documenti amministrativi
• come si esercita il diritto di accesso
• testi utili per studiare Diritto Amministrativo. 

Ricorda, inoltre, che hai la possibilità anche di vedere la lezione sul canale YouTube di Edizioni Simone, aggiornato ogni settimana con nuove lezioni di diritto per studenti universitari e partecipanti ai concorsi pubblici. 

Diritto di accesso agli atti amministrativi: il principio di trasparenza 

Partiamo dal principio di trasparenza. Il principio di trasparenza è definito dal legislatore come l’accessibilità totale alle informazioni relative all’organizzazione e al funzionamento della Pubblica Amministrazione. 

Si tratta di un principio importante nel Diritto Amministrativo, in quanto consente al destinatario dell’azione amministrativa di verificare in che modo la Pubblica Amministrazione ha agito, soprattutto laddove adotti un provvedimento lesivo per il destinatario stesso e, in un secondo momento consente, eventualmente, al giudice di verificare la legittimità dell’azione amministrativa.

Una delle applicazioni più importanti del principio di trasparenza nell’ambito del nostro ordinamento è dato proprio dal diritto di accesso dei documenti amministrativi, che è disciplinato dalla Legge 241 del 1990 sul procedimento amministrativo . 

La norma di riferimento, innanzitutto, è l’articolo 22 laddove si evince che il diritto di accesso ai documenti amministrativi è considerato il principio generale dell’attività amministrativa, quindi si applica sempre, in linea di massima, salvo le eccezioni che sono stabilite dal legislatore.

In cosa consiste il diritto di accesso? Il diritto di accesso consiste nel diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti detenuti dalla Pubblica Amministrazione. 

Diritto di accesso ai documenti amministrativi: cos’è il documento amministrativo

Il primo elemento da chiarire quando parliamo di accesso ai documenti amministrativi è cosa si intende per documento amministrativo. Anche in questo caso, ci aiuta il legislatore, perché ci dà una definizione molto generale di documento amministrativo:

È considerato documento  amministrativo  ogni  rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle  pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini  dell’attività amministrativa.

Quindi qualunque rappresentazione del contenuto di questi atti detenuti dalla P.A. può essere visionata e copiata se di interesse dell’istante mediante, appunto, l’applicazione del diritto di accesso ai sensi della L. 241. 

Chi può accedere agli atti della Pubblica Amministrazione

Innanzitutto, la prima domanda che ci dobbiamo porre è: chi può accedere agli atti della Pubblica Amministrazione? Anche in questo il legislatore è molto chiaro nel delineare un sistema perché stabilisce che può accedere chiunque abbia un interesse diretto, concreto ed attuale ad accedere all’atto. Questo significa due cose e comporta due principi fondamentali. 

Innanzitutto non è possibile avere un accesso generalizzato a tutti i documenti della Pubblica Amministrazione. Per esempio, io non posso richiedere a una pubblica amministrazione tutta una serie di atti che riguardano la propria attività (per esempio tutti i permessi di costruire rilasciati dal Comune, laddove il mio intento è conoscere l’attività edilizia). Non posso farlo non avendo un diritto concreto ed attuale richiesto dal legislatore. Quindi, non sono ammesse istanze di accesso che siano finalizzate a un controllo generico dell’operato della pubblica amministrazione. 

Secondo principio, che deriva appunto dal fatto che è necessario questo tipo di interesse, è un obbligo di motivazione della richiesta, cioè io devo specificare alla Pubblica Amministrazione i motivi per i quali chiedo di accedere ad un determinato documento amministrativo. Solo in questo modo posso dimostrare qual è la finalità e per quale motivo la P.A. è tenuta a farmi accedere agli atti che io richiedo. 

A chi viene rivolta l’istanza di accesso? In questo caso, ci aiuta l’articolo 23 della L. 241. L’istanza di accesso può essere rivolta a: 

• le pubbliche amministrazioni, ossia i soggetti pubblici, quindi quelli che agiscono nell’ambito del diritto pubblico, o i soggetti di diritto privato, però limitatamente all’attività di pubblico interesse;
• gli enti pubblici e gestori di pubblici servizi;
•  le aziende autonome e speciali. 

Un discorso a parte, invece, va fatto per le autorità indipendenti, che sono le autorità di garanzia e di vigilanza, per le quali si applica quanto viene previsto nei rispettivi ordinamenti, (nelle leggi istitutive delle autorità, in genere, è prevista anche la disciplina del diritto di accesso). 

Diritto di accesso ai documenti amministrativi: accesso formale e informale

Come si esercita il diritto di accesso? Ricorda che la normativa di riferimento è data non solo dalla 241, e in particolare l’articolo 25, ma dalla normativa nel DPR 184 del 2006 che è il regolamento di attuazione del diritto di accesso.

Possiamo avere due modalità per arrivare ad ottenere una copia o prendere visione di un atto: un accesso formale o un accesso informale. Ovviamente già le espressioni utilizzate (formale e informale) ci fanno capire che uno è un po’ più articolato, l’altro invece è un procedimento molto più semplice. 

Qual è la discriminante, l’elemento che ci fa propendere per l’una o l’altra tipologia di accesso? La presenza o meno di soggetti controinteressati. Controinteressati sono quei soggetti che potrebbero essere lesi dall’accoglimento della richiesta di accesso al documento, per esempio perché sono menzionati nel documento stesso o perché comunque vedrebbero compromesso un loro diritto, ad esempio pensiamo al diritto alla riservatezza o alla privacy, in relazione a dei dati che sono contenuti in quel documento stesso. 

In base alla presenza o meno dei controinteressati, quindi, distinguiamo l’accesso formale e l’accesso informale. 

Partiamo da quello più semplice: nel caso di accesso informale, quindi non ci sono controinteressati, il legislatore ci dice che la richiesta che viene fatta può anche essere verbale, quindi in modo molto semplice e veloce perché è un documento che riguarda il soggetto richiedente, quindi non ci sono problemi di coinvolgimento di soggetti diversi. Altrettanto semplici sono le modalità attraverso le quali avviene l’accoglimento della domanda di accesso e possono essere: l’indicazione della pubblicazione dove è contenuto il documento, semplicemente l’esibizione diretta del documento, oppure direttamente l’estrazione di copia del documento. 

Un po’ più complesso, invece, è l’accesso formale, ossia quando in quel documento sono menzionati dei controinteressati.

Ovviamente nel momento in cui io sono controinteressato a una richiesta di accesso e penso che potenzialmente posso essere leso in un mio diritto, ho il diritto di sapere che qualcuno vuole accedere a quegli atti. E, infatti, la richiesta deve essere formale. 

La Pubblica Amministrazione deve inoltrare la richiesta ai controinteressati i quali possono anche presentare una motivata opposizione all’accesso entro 10 giorni da quando ricevono la comunicazione. Quindi, questo vuol dire che se Tizio richiede di accedere a un documento nel quale io sono menzionata e rispetto al quale potrei subire una lesione di un mio diritto o interesse, io ho il diritto di oppormi. In questo caso, ho 10 giorni di tempo da quando mi arriva la comunicazione. Se non mi oppongo entro questo termine, la Pubblica Amministrazione può decidere direttamente sulla richiesta di accesso, perché vuol dire che io controinteressato non ho nulla da obiettare a che Tizio acceda al documento richiesto. 

Tutto questo procedimento deve concludersi nel termine di 30 giorni dalla richiesta, quindi è comunque un procedimento molto veloce. Se non si conclude nei 30 giorni il silenzio dell’amministrazione equivale a diniego, quindi vuol dire che la richiesta di accesso fatta da Tizio è rigettata. 

Diritto di accesso agli atti amministrativi: la risposta della Pubblica Amministrazione

L’ultimo punto che dobbiamo considerare per capire come si conclude l’iter, è capire la risposta che la Pubblica Amministrazione può dare a fronte di una richiesta.

 La P.A. può respingere la richiesta (per esempio, nell’ipotesi in cui si tratta di atti per i quali lo stesso legislatore prevede la non accessibilità, per esempio, quelli che sono coperti dal segreto di Stato). 

La P.A. può limitare l’accesso ad alcuni documenti richiesti e quindi fa vedere soltanto una parte dei documenti. 

Infine, la P.A. può differire l’accesso, cioè lo posticipa a un momento successivo, ossia consente a chi ha fatto la richiesta di accedere, però l’accesso avverrà in un momento successivo rispetto a quando è stata presentata la richiesta.

Ad esempio, può succedere quando, dalla conoscenza dell’atto richiesto si può verificare un’ipotesi di impedimento oppure anche un ostacolo allo svolgimento dell’azione amministrativa.

Anche in questo caso il legislatore fissa un principio molto importante e cioè che la Pubblica Amministrazione non può respingere una richiesta di accesso agli atti laddove è possibile applicare il potere di differimento.  

Dove studiare il diritto di accesso e il Diritto Amministrativo

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