L’autocertificazione nel diritto amministrativo

Può essere una delle domande “papabili” all’esame di diritto amministrativo (è molto gettonata anche nei concorsi pubblici): parliamo dell’autocertificazione, un istituto che troverai quando affronterai lo studio dell’attività amministrativa e del procedimento amministrativo.

Semplificazione e sburocratizzazione

Per quale motivo è un argomento così importante? Perché è attuale: il legislatore negli ultimi anni ha cercato, operando a vari livelli (organizzativo, normativo, amministrativo), di porre un freno ad un apparato pubblico farraginoso, connotato da procedure lunghe e complicate, per delineare finalmente un’amministrazione aperta al pubblico e con la quale diventa semplice interfacciarsi.

Vari sono i livelli della semplificazione ed essa, oggi, viene sempre più associata ai principi della trasparenza, della informatizzazione e della sburocratizzazione dell’azione amministrativa.

Ma un profilo importante della semplificazione è anche quello che riguarda la documentazione amministrativa. È da questo argomento che dobbiamo partire per capire cosa siano le autocertificazioni.

Il documento amministrativo

 Che cosa è il documento amministrativo? È ciò che racchiude l’atto amministrativo, quel qualcosa che incorpora, cioè, un dato o una informazione, e dal quale dipendono poi una serie di diritti in capo ai soggetti.

In pratica, il documento può essere inteso come qualsiasi riproduzione, anche fotografica, che proviene dalla P.A. e che rende l’atto “percepibile”: questo significa che, da un lato, vi è l’atto giuridico e, dall’altro, il documento in cui l’atto è consacrato.

Il documento amministrativo può essere quello tradizionale su carta, ma può essere formato – anzi lo è sempre più spesso nella moderna P.A. – su supporto digitale (ossia il documento informatico). Quest’ultimo ha lo stesso valore di quello cartaceo.

Il D.P.R. 445/2000 e il concetto di “certezza”

Il testo normativo principale in materia è il D.P.R. 445/2000, T.U. documentazione amministrativa, che, ricalcando in alcuni punti la legge sul procedimento amministrativo, ossia la L. 241/1990, racchiude una serie di istituti e discipline aventi come scopo fondamentale quello di dare certezza di fatti, stati o qualità personali: certificati, autocertificazioni, documenti di identità e di riconoscimento etc. sono, infatti, tutti strumenti finalizzati a creare o a mettere in circolazione certezze di vario genere e grado.

Ad esempio, il certificato è il documento rilasciato da una amministrazione pubblica che ha funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.

Da tale definizione si capisce che il certificato non è altro che uno strumento di comunicazione, grazie al quale è possibile la circolazione, all’interno dell’ordinamento, di informazioni diverse da tutte le altre in quanto dotate di quella particolare qualità che è la certezza (offre, infatti, indispensabili garanzie formali e sostanziali).

Le autocertificazioni: quali sono?

Fra tutti gli strumenti semplificativi della documentazione, quelli di maggiore diffusione sono le dichiarazioni sostitutive, generalmente conosciute, appunto, come autocertificazioni, perchè consentono al cittadino di sostituire un atto amministrativo di certezza (cioè un certificato) con una propria dichiarazione.

In particolare, è importante focalizzare la distinzione tra:

— dichiarazioni sostitutive di certificazioni, con cui l’interessato può sostituire a tutti gli effetti ed a titolo definitivo, attraverso una propria dichiarazione sottoscritta, certificazioni amministrative relative a fatti, stati e qualità risultanti da registri custoditi dalla pubblica amministrazione.

Sono autocertificabili, ad esempio, alcuni dati come luogo di nascita, residenza, domicilio, stato di celibe, vedovo o coniugato, titolo di studio, iscrizione in albi ecc.;

— dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, con cui, invece, l’interessato può comprovare tutti quei fatti, stati e qualità personali, di cui ha diretta conoscenza, che non risultano compresi tra quelli per cui è possibile il ricorso alla dichiarazione sostitutiva di certificazione, con la sola eccezione di quelli per cui questa possibilità sia esplicitamente esclusa da una legge.

La differenza tra le due dichiarazioni è evidente. Mentre con la dichiarazione sostitutiva di certificazione vengono partecipate a terzi delle informazioni che corrispondono, totalmente o parzialmente, al contenuto di altri atti preesistenti, trascritti cioè in pubblici registri, albi o elenchi, con la dichiarazione sostitutiva di atto notorio vengono partecipate a terzi informazioni concernenti stati, qualità personali e fatti, che si reputano certi, purché siano a diretta conoscenza del soggetto che redige e sottoscrive la medesima dichiarazione.

Cosa accade, infine, se il funzionario a ciò preposto non accetta le dichiarazioni sostitutive? Egli incorre in violazione dei doveri d’ufficio.

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